RS3 az Ügyviteli Rendszer!
Az RS3 Ügyviteli Rendszer egy egyedülálló, komplex számlázó és készlet-nyilvántartó szoftver, mely megannyi hasznos funkcióval felvértezve alkalmassá teszi arra, hogy akár egy több telephellyel rendelkező cég igényeit is teljes mértékben lefedje. Felépítése egyedi, átlátható, üzemeltetése könnyen elsajátítható, nem igényel hosszas tanulási folyamatot.
Rendszerünk teljes mértékben megfelel a törvényi előírásoknak és adatszolgáltatási kötelezettségeknek. A jogszabályok nyomon követésével folyamatosan bővítjük legfrissebb verzióinkat. Rendszerünket napi szinten és folyamatosan fejlesztjük, új funkciókkal egészítjük ki az ügyfeleink igényeinek megfelelően!
Terméktámogatásunk is egyedülálló, és ami a legfontosabb, hogy teljesen ingyenes! Munkatársunk a felmerülő kérdésekben azonnal tud segíteni telefonon, és távoli asztali-program (Teamviewer) segítségével. Nem számít, hogy az Ön cége helyileg hol van, a segítség azonnal érkezik!
Az RS3 Ügyviteli Rendszer funkciói
Bejövő bizonylatok
Ha szállítólevelen kapunk árut, majd abból később készül normál, vagy összevont számla, akkor nincs szükség a bizonylat újbóli rögzítésére, mivel azok módosíthatók, illetve összevonhatók. Így módosítás/összevonás után csak a számlaszámot kell beírnunk. A bevételezés a módosítás mellett akár törölhető is.
Proforma számla is bevételezhető, melyből egy kattintással normál bejövő számlát készíthetünk.
Az RS3 Ügyviteli Rendszerrel egyszerűen kezelheti bizományos készleteit is!
Termékei bevételezését, kiadását a raktáraiból vonalkódolvasó segítségével is elvégezheti. RS3 Memor Raktári Rendszerünkkel pedig a raktári feladatokon kívül a leltározást is elvégezheti. A raktározás folyamatán jelentősen gyorsíthat és csökkentheti az esetleges elütések okozta adminisztrációs hibákat.
Egy termékhez három beszerzési és nyolc eladási ársávot használhatunk (belföldi és devizás ársávokat is). Az "Árképzés" menüben rögzíthetünk végtelen számban árképző sémákat, melyet egyszerűen hozzárendelhetünk termékcsoportokhoz. Ha olyan termékből vételezünk be, melyre van beállítva árképző séma, akkor az eladási árak automatikusan, a sémának megfelelően változnak.
Vevő-kedvezmények
A vevő részére beállíthatunk ársávot, az ársávból adhatunk kedvezményt, adhatunk csoport-kedvezményt, vagy alkalmazhatunk akár termékenként egyedi árakat is. Ha a partnerünk belép a webshopba, a saját beállított árait látja.
Akciós árak
A termékekre alkalmazhatunk időszaki akciót. Beállítható az akció kezdete, vége, alkalmazhatunk fix árat, vagy használhatunk felszorzást is.
Használhatunk mennyiségi kedvezményt, mely lehet fix áras, illetve lehet %-os kedvezmény alapú.
Állíthatunk be tételenkénti árképzést is. Az árképző sémákat nem termékcsoporthoz, hanem termékhez rendeljük hozzá.
Az RS3 Ügyviteli Rendszer alkalmas végtelen számú telephely és raktár kezelésre. A másik telephely és/vagy raktár készlete oszlop szinten beállítható, így valós képet kapunk az összes készletről. Az egyik telephely kimenő megrendelése átküldhető a másik telephelyre, ahol az bejövő megrendelésként jelenik meg. Egy kattintással feldolgozható a bizonylat, áttehető pl.: raktáközi átadásba. Nincs szükség a telefonos, illetve e-mailben történtő rendelés leadásra. A raktárközi átadásokat akár bizonylat írása közben is elvégezhetjük. Több raktár kezelése a legegyszerűbben, tőlünk!
Kétszakaszos raktárközi átadás
Több telephellyel rendelkező Ügyfeleknek nyújthat komoly segítséget a "kétszakaszos raktárközi átadás". Használatával a raktárközi bizonylatra rögzített tételek nem azonnal kerülnek át a másik raktárba, hanem átkerülnek egy un. "úton lévő" készletbe. Az úton lévő készlet lekérdezhető, oszlop szinten beállítható. Ha megérkezett a másik telephelyre az áru, azt néhány kattintással, tételesen átnézve, vagy globálisan érkeztethetjük. Ekkor kerül át az "úton lévő" készletből a másik telephely készletére. Különösen fontos ez pl.: jövedéki termékek értékesítésével foglalkozó cégek esetén.
A Rendszerben található raktárak
Bizományos raktár
A rendszer támogatja a bizományos termékek értékesítését és bevételezését.
Értékesítés:
Bizományos szállítólevél kiállításával, a bizonylaton szereplő termékek egy, a partnerhez beállított bizományos raktárba kerülnek át. A rendszerben akár oszlop szinten is beállítható a raktár készlete, így valós képet kapunk a bizományba kihelyezett termékekről. Bizományos számla készítésekor alap esetben csak a bizományos raktár készlete jelenik meg, melyből egyszerűen ki tudjuk számlázni a lejelentett (értékesített) termékeket. A bizományos jelentés néhány kattintással elvégezhető a webshopunkon keresztül is (webshop megléte szükséges).
Bevételezés:
Bevételezés esetén a beszálllítóhoz megadható egy alapértelmezett raktár. A raktár két funkciót lát el. Egyrészt erre a raktárra történik alapértelmezetten a bevételezés, másrészt bizományos lejelentés esetén az erre a raktárra történt készlet-mozgásokat veszi figyelembe a program, így ha adott terméket több beszállítótól is vásárolunk, az eladott mennyiség elkülöníthető. A bizományos lejelentést néhány gombnyomással elvégezhetjük.
Jövedéki raktár
Jövedéki besorolású termékek (kenőanyagok) tárolására szolgáló nagykereskedelmi raktár. A raktárban lévő jövedéki termékek kezelése, raktárból való kivezetése speciális szabályokhoz kötött.
A rendszerben ezeken kívül van még technikai, rejtett, szerviz, és eszköz-raktár is.
Pénztár
A program telephelyenként tetszőleges számú forintos- vagy devizás pénztárat tud kezelni. Lehetőség van bevételi és kiadási pénztárbizonylat kezelésére, nyugta nyomtatására, időszaki pénztárjelentés készítésére. A pénztárakhoz történő hozzáférést szigorú jogosultságkezelés teszi lehetővé. Minden felhasználónak akár saját kasszája is lehet, illetve megadhatjuk, hogy minden felhasználónak azonos napi kassza legyen beállítva (pl. 1-es), míg egyetlen egynek (pl. főkassza felhasználónévvel) a főkassza (lehet pl. az a 2-es). Ezeket a pénztárban menüpontot belül a kiadás vagy bevét gombbal tudjuk megtenni, mindig azt a pénztárat használva, amely hozzá van rendelve az adott felhasználónkhoz. Az időszaki pénztárjelentés az adott felhasználóhoz tartozó kasszát kérdezi le. A gyakran használt megnevezéseket (pl. „Átvitel a főkasszába” vagy „Átvitel bankba” stb.) gyorslistára menthetjük, mely mentés után ezeket a mentett elnevezéseket a legördülő listából választhatjuk ki.
Készpénzes számlák pénztárkezelése
Bejelölt állapotban a készpénzes számlák kiállításának pillanatában automatikusan egy új bejegyzés jön létre a pénztárnál, értelemszerűen egy új bevételi pénztárbizonylat. Amennyiben beállítjuk, minden olyan számlánál, melynek a fizetési módja készpénz, automatikusan nyomtatásra kerül a hozzá tartozó bevételi pénztárbizonylat és a nyugta. Ezeket a rendszer akár egy lapon is el tudja helyezni.
A pénztárbejegyzések megfelelő jogosultság mellett módosíthatók, törölhetők. Nyomtathatunk bizonylatot, illetve a kiválasztott időintervallumra nyomtathatunk időszaki pénztárjelentést.
Bank
Adminisztrálhatjuk a vevői és szállítói számla, valamint a költségszámla tranzakciókkal kapcsolat banki utalásokat.
Jogcímek
Mind pénztárral, mind bank tranzakciókkal kapcsolatban rögzíthetünk jogcímeket, melyek meggyorsítják a bizonylatok könyvelését.
Költségek
A Rendszer lehetőséget biztosít a költség-bizonylatok rögzítésére.
Megrendelések rögzítése
Új megrendelések rögzítése néhány kattintással elvégezhető. A program megrendelés közben már a partner esetlegesen beállított egyedi árait automatikusan hozza. Ettől függetlenül alkalmazhatunk még további kedvezményeket is. Megrendelés közben lehetőség van a termékekkel, illetve a partnerrel kapcsolatos információk gyors lekérdezésére. Minden lezárt bejövő megrendelést átfordíthatunk szállítólevélbe, illetve számlába (normál vagy proforma), a kimenő megrendelést pedig bevételezésbe. A megrendelés csak abban az esetben törlődik (automatikusan), ha minden egyes elemét (legalább azzal a darabszámmal, mint ahogy azt a megrendelésnél rögzítettük) szállítóra illetve számlára tesszük. Kimenő megrendelés csak akkor törlődik (automatikusan), ha az át lett fordítva bevételezésbe, és minden árucikkből legalább annyi szerepel a bevételezés bizonylaton, mint amennyi az eredeti bejövő megrendelésen. A megrendelések lezárás után szabadon módosíthatóak, törölhetőek, összevonhatóak.
A funkció segítségével megoldott a rendszerben az árajánlat bekérők rögzítésének és kiküldésének lehetősége. Ezzel párhuzamosan a webáruházban elkészült azárajánlat bekérők online beáraztatása is, mellyel gyorsan és többszörös adatrögzítés nélkül juthat el hozzánk a beszállítóink által adott ajánlati ár. A papír alapú (legyen az postai vagy a beszállító nyomtat, kitölt és szkennel) verzió helyett egy sokkal modernebb, gyorsabb, hiba mentesebb és papírkímélőbb megoldást tesz lehetővé webáruházzal rendelkező ügyfeleink részére az RS3 Ügyviteli Rendszer: az árajánlat bekérők online (böngésző segítségével történő) kitöltése.
A modul lehetőséget biztosít arra, hogy a rendszerben munkalapokat rögzítsünk, illetve a munkalapon felhasznált termékekről/szolgáltatásokról igény esetén számlát készítsünk. A munkalpra rögzíthető minden fontos, a beszállított termékhez kapcsolódó információ, beszállított eszközök, a munkát végző személy, a felhasznált alkatrészek, a garancia (beszállítói visszaküldés rögzítése). Az elkészült munkalapról átvételi elismervényt nyomtathatunk. A munkalap módosítható, az új események, felhasznált alkatrészek, az új munkavégzés rögzíthető.
A termékek gyors kiadhatósága érdekében fejlesztettük ki a cash register (pénztárgép) modult. A termékeket vonalkódolvasó segítségével, vagy az EAN-kód beírásával tehetjük a bizonylatra. A modul használtatát bolti értékesítéssel foglakozó partnereinkek ajánljuk.
A számlát a szerverünk tárolja, a Partner a kapott e-mailben csak a számla legfontosabb adatait látja, a linkre kattintva tudja azt letölteni PDF formátumban.
EKÁER lejelentéseit leadhatja közvetlenül a Rendszerünkből, egy un. számítógép-számítógép kapcsolat segítségével. Nincs szükség külső szoftverrre, plusz adminisztrációra. Az EKÁER számot a bejövő megrendelésből, néhány gombnyomsssal meg tudja igényelni, számlázás (indulás) előtt pedig pedig véglegesítheti. Erre a modulra is, mint a Rendszer tejes egészére érvényes a teljes, és ingyenes jogszabály-követés.
A csomagfeladás modulokok (Express One, GLS, MPL) segítségével a Rendszerben kiállított számlákhoz néhány kattintással kérhetünk csomagszámot, illetve nyomtathatunk hozzá címkét is. A modulok használatával így nincs szükség külön programra, vagy az adatok manuális felvitelére, így Ön időt és energiát spórol meg.
Nem számít, hogy alkohol, cigaretta, vagy ásványolaj kereskedésével foglalkozik, az RS3 Ügyviteli Rendszerben ezeket a termékeket is egyszerűen kezelheti. A szoftverben megoldott a több raktár, illetve több telephely kezelése, kialakítható "jövedéki raktár", mely az ilyen jellegű termékek speciális kezelését teszi lehetővé. A raktári áthelyezések (jövedéki raktár >> normál raktár), és a kimenő bizonylatok kezelése szigorú szabályokhoz kötöttek, a hibázási lehetőség minimálisra csökken, hiszem nem fordulhat elő, hogy pl.: jövedéki besorolású terméket végfelhasználó részére "jövedéki raktárból" adjunk ki. A szabály-rendszerek mellett is megmarad a Rendszer egyszerű, átlátható, és gyors kezelése.
Az RS3 Ügyviteli Rendszer alkalmas a termékdíjas és EPR díjas termékek kezelésére, bizonylatokon történő feltüntetésre. A szoftverben több részletes lekérdezés is található a termékdíjjal kapcsolatban. A termékdíj-törzsben végtelen számú termékdíjat rögzíthetünk. A felvitelhez segítséget nyújt a program, az adatbázisból egyszerűen kiválaszthatjuk a felvinni kívánt termékdíjat, melyből legfeljebb hat darabot adhatunk egy termékhez. A kimenő bizonylaton a termékdíjas termék mellett, illetve a bizonylat végén, összesítve is megjelenik a termékdíj.
Kulcsszavak: EPR, extended producer responsibility, kiterjesztett gyártói felelősségi díj
Beépített KT, CSK, KF kódjegyzék, véletlen elgépelés elleni figyelmeztetéssel.
Az RS3 Ügyviteli Rendszer teljes mértékben támogatja a szigorú számadású termékek forgalmazását és hatóságok felé történő lejelentését. A termékek sorszámai bevételezéskor egszerűen rögzíthetők, kimenő bizonylaton pedig néhány kattintással kiválaszthatók. Az ESZIG NAV fájl készítésével pedig egyszerűen le tudjuk jelenteni az adóhatóság felé a fogyásokat.
A szoftverben egyszerűen kezelheti fordított ÁFA-s termékeit, illetve szolgáltatásait. A termékek kezelése hasonlóan egyszerű és átgondolt, mint a többi speciális termék esetében. A Rendszerből néhány kattintással 1565A 07/08 importfájl is készíthető, mellyel csökkenthető a könyvelési költségünk.
